Formalités à l’embauche : Faites le point sur les 15 informations à communiquer à vos salariés
Les formalités obligatoires à accomplir dans le cadre de l’embauche et plus généralement de la relation de travail sont nombreuses.
Depuis le 1ᵉʳ novembre 2023, la situation est devenue encore plus complexe.
En effet, depuis cette date, les entreprises doivent communiquer à leurs salariés une liste d’informations sur les éléments clés de la relation de travail.
Cette liste est définie par un décret du 30 octobre 2023, pris en application de la loi du 9 mars 2023 portant diverses dispositions d’adaptation au droit de l’Union européenne.
Ce décret détaille également les modalités selon lesquelles les salariés en CDD ou en intérim sont informés sur les postes à pourvoir en CDI dans l’entreprise.
Depuis ces derniers textes, a été publié l’arrêté du 3 juin 2024 qui propose des modèles de documents d’information à destination des entreprises pour leur permettre de satisfaire à leurs obligations.
Comme à notre habitude, nous passons en revue les nouvelles obligations qui vous incombent avec pour objectif de sécuriser votre gestion sociale du mieux qui soit.
Ainsi, vous saurez exactement quelles informations transmettre, sous quel délai, mais aussi sous quel format.
Nous verrons aussi comment faire pour les transmettre de manière efficiente.
1. Quelles sont les informations relatives à la relation de travail que vous devez transmettre aux salariés ?
Selon l’article L. 1221-5-1 du Code du travail, l’employeur remet au salarié un ou plusieurs documents écrits contenant les informations principales relatives à la relation de travail.
Dans le tableau de synthèse ci-dessous, vous trouvez :
- La liste des informations que vous devez communiquer a minima,
- Le délai dans lequel elles doivent être communiquées,
- La possibilité ou non de faire un renvoi aux dispositions législatives et réglementaires ou conventionnelles applicables.
| DISPOSITIONS APPLICABLES EN GÉNÉRAL Art. R. 1221-34 et R. 1221-35 du Code du travail | ||
| Informations à communiquer | Délai de communication | Renvoi possible aux dispositions législatives et réglementaires ou conventionnelles applicables |
| L’identité des parties à la relation de travail | 7 jours au plus tard à compter de la date d’embauche | NON |
| Le lieu où les lieux de travail et, si elle est distincte, l’adresse de l’employeur | ||
| L’intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d’emploi | ||
| La date d’embauche | ||
| Dans le cas d’une relation de travail à durée déterminée, la date de fin ou la durée prévue de celle-ci | ||
| La durée et les conditions de la période d’essai, le cas échéant | 7 jours au plus tard à compter de la date d’embauche | OUI |
| Les éléments constitutifs de la rémunération mentionnés à l’article L. 3221-3, indiqués séparément, y compris les majorations pour les heures supplémentaires, ainsi que la périodicité et les modalités de paiement de cette rémunération | OUI | |
| La durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d’aménagement sur une autre période de référence lorsqu’il est fait application des dispositions des articles L. 3121-41 à L. 3121-47, les conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires, ainsi que, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d’équipe en cas d’organisation du travail en équipes successives alternantes | OUI | |
| Dans le cas du salarié temporaire mentionné à l’article L. 1251-1, l’identité de l’entreprise utilisatrice, lorsqu’elle est connue et aussitôt qu’elle l’est | Un mois au plus tard à compter de la date d’embauche | NON |
| Le droit à la formation assuré par l’employeur (cf. article 6321-1 du Code du travail) | OUI | |
| La durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou les modalités de calcul de cette durée | OUI | |
| La procédure à observer par l’employeur et le salarié en cas de cessation de leur relation de travail | OUI | |
| Les conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l’entreprise ou l’établissement | NON | |
| Les régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié, la mention des contrats de protection sociale complémentaire dont les salariés bénéficient collectivement en application d’un accord collectif ou d’une décision unilatérale de l’employeur ainsi que, le cas échéant, les conditions d’ancienneté qui y sont attachées | OUI | |
| DISPOSITIONS APPLICABLES AUX SALARIÉS APPELÉS À TRAVAILLER À L’ÉTRANGER POUR UNE DURÉE SUPÉRIEURE A 4 SEMAINES CONSÉCUTIVES Art. R. 1221-36-1 et R. 1221-37 du Code du travail | ||
| Informations à communiquer | Délai de communication | Renvoi possible aux dispositions législatives et réglementaires ou conventionnelles applicables |
| Le ou les pays dans lesquels le travail à l’étranger est effectué et la durée prévue | AU PLUS TARD AVANT LE DÉPART (Inclus également toutes les informations applicables au cas général) | NON |
| La devise servant au paiement de la rémunération | OUI | |
| Des renseignements indiquant si le rapatriement est organisé et, s’il l’est, les conditions de rapatriement du salarié | NON | |
| INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES POUR LE SALARIE DÉTACHÉ (CF DIRECTIVE 96/71/ CE) APPELÉ À TRAVAILLER DANS UN AUTRE ÉTAT MEMBRE DE L’UNION EUROPÉENNE OU DE L’ESPACE ÉCONOMIQUE EUROPÉEN | ||
| Rémunération à laquelle il a droit en vertu du droit applicable de l’État d’accueil | AU PLUS TARD AVANT LE DÉPART (Inclus également toutes les informations applicables au cas général) | OUI |
| Allocations propres au détachement et modalités de remboursement des dépenses de voyage, de logement et de nourriture, le cas échéant | NON | |
| Adresse du site internet national mis en place par l’État d’accueil | NON | |
Rappel : en plus de ces informations, il est indispensable de communiquer à vos salariés l’information selon laquelle ils bénéficient tous les deux ans d’un entretien consacré à leurs perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d’emploi (Article L.6315-1 du Code du travail).
2. Information des salariés en CDD ou en intérim sur les postes en CDI
De nouvelles obligations d’informations existent aussi à l’égard des salariés en CDD ou en intérim.
Ainsi, un salarié titulaire d’un contrat de travail à durée déterminée justifiant d’une ancienneté continue d’au moins six mois dans l’entreprise peut vous demander de l’informer des postes en contrat à durée indéterminée à pourvoir au sein de l’entreprise (source article L1242-17 du Code du travail).
Cette demande peut être réalisée par tout moyen donnant date certaine à sa réception à compter du 1ᵉʳ novembre 2023, précise le décret.
Il convient alors de lui fournir par écrit la liste des postes en contrat à durée indéterminée à pourvoir qui correspondent à sa qualification professionnelle, dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.
À noter que vous n’êtes toutefois pas tenu par les exigences prévues à l’alinéa précédent lorsque le salarié a déjà formulé deux demandes dans l’année civile en cours.
Une autre dérogation concerne le cas de l’employeur qui est un particulier ou une entreprise de moins de 250 salariés.
Dans ces cas, une réponse peut être apportée par oral à compter de la deuxième demande du salarié, si la réponse est inchangée par rapport à celle apportée à la première demande.
Les mêmes dispositions et obligations sont applicables à l’égard des travailleurs temporaires qui en remplissent les conditions, si vous utilisez les services d’une entreprise de travail temporaire.
Tout ceci est précisé dans les articles D. 1248-1 et D. 1251-3-1 du Code du travail.
Il va sans dire qu’il convient d’avoir toujours une liste actualisée des postes à pourvoir en CDI afin de satisfaire au mieux à ces nouvelles exigences.
3. Comment ces nouvelles dispositions s’appliquent-elles pour les salariés dont le contrat est en cours ?
Lorsqu’une ou plusieurs informations mentionnées et relatives à la relation de travail n’ont pas été communiquées à un salarié recruté antérieurement au 1ᵉʳ novembre 2023, ce dernier peut vous en demander communication à tout moment.
Vous êtes alors tenu de lui répondre dans le délai de sept jours calendaires ou d’un mois selon le délai d’exigibilité de l’information tel que mentionné dans le tableau ci-dessus.
Si votre salarié travaille à l’étranger, seul le délai de sept jours calendaires s’applique.
Prenez les devants : transmettez dès aujourd’hui les informations à vos salariés. Gagnez du temps avec nos outils digitaux. Donnez-nous accès à votre fichier du personnel, nous nous occupons du reste.
4. Sous quelle forme transmettre ces informations ?
Selon l’article R. 1221-39 du Code du travail, vous disposez de deux options pour transmettre ces informations.
- Soit, vous les transmettez sous format papier par tout moyen conférant date certaine.
- Soit, vous lui adressez sous format électronique, sous réserve que :
- Le salarié dispose d’un moyen d’accéder à une information sous format électronique.
- Les informations puissent être enregistrées et imprimées.
- Vous conserviez un justificatif de la transmission ou de la réception de ces informations.
5. Comment satisfaire au mieux à ces nouvelles obligations ?
Laissons de côté le cas des salariés qui travaillent à l’étranger pour prendre le cas général.
Une analyse détaillée des informations à transmettre permet de constater que beaucoup de celles-ci peuvent être déjà présentes au sein du contrat de travail.
Cependant, les textes ne prévoient pas de renvoi au contrat de travail ce qui aurait permis d’éviter des contradictions entre les engagements contractuels et les informations délivrées.
Puisque ce renvoi n’est pas permis, il est recommandé de reproduire fidèlement la clause du contrat, ce qui n’est pas interdit.
Vous pouvez utiliser les 5 modèles de documents d’information proposés par le ministère du travail dans son arrêté du 3 juin 2024 :
- Un modèle de document unique regroupant les 14 informations à délivrer à tous les salariés et à leur transmettre sous sept jours calendaires après l’embauche ;
- Un modèle de document regroupant les huit informations à délivrer au salarié sous sept jours calendaires après l’embauche ;
- Un modèle de document regroupant les six informations à délivrer au salarié sous 30 jours après l’embauche ;
- Un modèle de document regroupant les informations à délivrer au salarié appelé à travailler à l’étranger ;
- Un modèle de document regroupant les informations à délivrer au salarié détaché.
Vous devrez personnaliser chaque modèle selon la situation du salarié concerné.
6. Que faire en cas de modifications des informations ?
Comme l’indique l’article R. 1221-40 du Code du travail, en cas de modifications des informations transmises au salarié, vous devez lui remettre un document indiquant ces modifications dans les plus brefs délais, et au plus tard à la date de prise d’effet de cette modification.
Là aussi, la communication peut se faire soit sous format papier, soit sous format électronique (voir ci-avant).
Par exception, cette communication n’est pas obligatoire lorsque la modification des informations résulte exclusivement d’un changement des dispositions législatives et réglementaires ou des stipulations conventionnelles en vigueur.
7. Quels sont les risques encourus pour défaut de communication des informations ?
Il est prévu qu’en l’absence de respect des délais de communication des informations, ou, en cas de communication incomplète, le salarié puisse saisir le Conseil de prud’hommes (source article L1221-5-1 du Code du travail).
Cependant, au préalable, il doit avoir mis son employeur en demeure de les lui communiquer ou de les compléter.
À défaut de communication des informations sollicitées sous un délai de sept jours à compter de la réception de la mise en demeure, la saisine du Conseil de prud’hommes est alors possible (source article R. 1221-41 du Code du travail).
Conclusion sur les obligations d’information de l’employeur à l’égard de ses salariés
- Les nouvelles obligations d’informations relatives à la relation de travail sont entrées en vigueur depuis le 1ᵉʳ novembre 2023.
- Elles concernent les nouveaux salariés, ceux appelés à travailler à l’étranger pour une durée supérieure à 4 semaines consécutives.
- Les salariés sous CDD et les travailleurs temporaires qui justifient d’une condition d’ancienneté ont aussi des nouveaux droits à information sur les postes à pourvoir en CDI.
- Une analyse de vos pratiques s’impose pour savoir si votre entreprise satisfait ou non à ces nouvelles obligations.
- Sur ce sujet, l’analyse des dispositions de votre convention collective doit aussi être réalisée afin de cerner les obligations qu’elle peut vous imposer.
- Bien que beaucoup des informations à communiquer peuvent être dans le contrat de travail, il est recommandé d’établir une notice d’information en complément.
- Vous pouvez, pour ce faire, utiliser les modèles mise à disposition des entreprises par le ministère du travail dans son arrêté du 3 juin 2024.
- Vous pouvez aussi décider de vous mettre à jour de ces nouvelles obligations pour tous vos salariés, sans attendre qu’ils vous sollicitent sur ce sujet et donc pas uniquement pour les nouveaux embauchés
- La mise en place de processus d’embauche digitalisés reste le moyen le plus sûr de ne pas oublier de réaliser toutes les formalités requises à l’embauche. C’est le cas notamment pour la formation à la sécurité, tellement importante, pourtant “oubliée” par beaucoup d’entreprises.
À propos de l’auteur
Claude conseille les chefs d’entreprise sur les aspects juridiques et RH de leur gestion sociale. Il assure aussi leur défense devant les juridictions dans le cadre des litiges qui les opposent avec les salariés ou les administrations.
Chez Human Avocats, notre équipe d’avocats accompagnes les entreprises en proposant une démarche transverse des problématiques juridiques et opérationnelles des RH et de la paie.
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