3 étapes pour mettre en place les bulletins de paie électroniques
Le bulletin de paie retranscrit le mois de travail écoulé sous forme de rémunération.
Il représente ainsi un élément particulièrement important et obligatoire dans la relation de travail qui vous unit à vos salariés.
Grâce à sa fiche de paie, votre salarié peut facilement vérifier :
- Le paiement de toutes les heures qu’il a travaillées,
- Le paiement de la partie variable de sa rémunération,
- Ses différents compteurs : congés payés, RTT, repos compensateurs…
Au-delà de cet aspect probatoire, le bulletin de paie revêt également une importance aux yeux de tiers.
En effet, dans le cadre d’une demande de logement ou de prêt bancaire, vos salariés doivent fournir leurs derniers bulletins de paie afin que soient évalués leurs dossiers.
Ainsi, quel que soit le type de contrat de travail ou le montant de la rémunération, vous avez l’obligation de remettre un bulletin de paie lors du versement du salaire, et cela, pour chacun de vos salariés.
À l’ère du numérique et aussi dans un souci de préservation de la planète, vous pouvez décider d’effectuer cette remise de manière dématérialisée.
Le bulletin de paie dématérialisé doit respecter les mêmes obligations de forme et de fond que le bulletin de paie papier.
Il s’agit d’une forme numérique d’un bulletin de paie classique, les deux formats papier ou électronique, ayant la même valeur juridique.
Les choses ont évolué fortement avec la ministre du travail Mme EL KHOMRI et sa  loi Travail du 8 août 2016.
En effet, avant cette loi, il vous fallait obtenir l’accord préalable de vos salariés pour mettre en place la remise dématérialisée des bulletins de paie.
Depuis le 1er janvier 2017, le principe a été inversé.
La dématérialisation du bulletin de paie est devenue la règle de sorte que vous pouvez remettre un bulletin de paie dématérialisé sans qu’il vous soit nécessaire d’obtenir l’accord préalable de vos salariés.
Concrètement, vous avez plusieurs étapes avant de distribuer vos bulletins de paie sous forme électronique.
Lesquelles ?
Découvrons-les ensemble.
1. Étape n°1 :  Trouver une solution digitalisée qui respecte toutes les exigences légales
Au préalable, faisons une rapide analyse d’une pratique assez répandue qui consiste à transmettre les bulletins de paie par mail.
a. La transmission par e-mail ? Une fausse bonne idée
Oui.
Ce mode de transmission ne respecte pas les exigences du Code du travail.
En effet, les principes d’intégrité et de conservation ne sont pas respectés.
Le bulletin de paie transmis par mail peut être intercepté, modifié ou copié… Par conséquent, son intégrité se retrouve comprise.
Les carences en matière de sécurité d’un envoi par mail sont nombreuses :
- Tous les e-mails ne sont pas chiffrés,
- Vous pouvez vous tromper lors de l’envoi des bulletins paie et le transmettre au mauvais destinataire,
- En fonction de la complexité de votre mot de passe, votre adresse de messagerie peut être facilement piratée…
De plus, aucune durée de conservation ne peut être garantie avec ce mode de transmission.
b. Quelles sont les obligations légales à respecter ?
La solution de dématérialisation de vos bulletins de paie doit permettre de garantir :
- L’intégrité et la confidentialité des données,
- La disponibilité des bulletins de paie ainsi que leur conservation pendant une durée de 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans,
- La récupération à tout moment par vos salariés de leurs bulletins électroniques sans manipulation trop complexe,
- La conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) qui exige une forte protection des données de paie…
Concrètement, cela signifie que la solution de stockage que vous allez choisir doit garantir que :
- Les informations présentes dans le bulletin de paie sont exactes et ne peuvent pas être modifiées,
- Le bulletin de paie est stocké dans un format pérenne avec un accès dans le cadre du service associé au Compte Personnel d’Activité (CPA),
- Le bulletin de paie est accessible de manière sécurisée uniquement par le salarié dans un espace personnel…
2. Étape n°2 : Informer et consulter votre Comité Social et Économique
C’est en effet une étape à respecter si vous êtes une entreprise avec en effectif d’au moins 50 salariés et au sein de laquelle un CSE a été mis en place.
En effet, car votre CSE doit-être informé et consulté préalablement à l’introduction de nouvelles technologies dans l’entreprise.
Il détient ce pouvoir au titre de ses attributions générales et doit donc pouvoir être en mesure d’émettre un avis.
Cet avis doit-être recueilli lorsque vous en êtes toujours au stade du projet de mise en place de la dématérialisation des bulletins de paie.
Le CSE va rendre un avis sur le choix de la technologie, mais aussi sur les conditions de son introduction dans l’entreprise et sur ses conséquences sociales.
La paie est un sujet sensible. C’est pourquoi il importe de bien préparer son dossier pour rassurer les représentants du personnel sur les changements induits par votre projet pour les salariés.
Cette étape facilitera d’autant plus la prochaine échéance qui va consister à faire part de votre projet à vos salariés.
3. Étape n°3 :  Informer vos salariés
Vous devez informer vos salariés de votre souhait de mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie et de leur droit d’opposition au moins un mois avant la première émission du bulletin de paie dématérialisé.
Cette information peut être réalisée par tous moyens.
Cependant, le choix des modalités de cette information n’est pas anodin.
En effet, pour des questions de preuve, il est important que vous puissiez dater de manière certaine le moment de cette information.
Pour les futurs embauchés, cette information sera réalisée au moment de leur embauche.
Nous vous préconisons d’insérer une clause spécifique dans leur contrat de travail qui précise aussi que le salarié dispose d’un droit d’opposition à la remise de ses bulletins de paie sous forme électronique.
En effet, même s’il est vrai que vous n’avez plus besoin de l’accord de votre salarié pour lui remettre son bulletin de paie sous forme électronique, ce dernier peut tout de même manifester son opposition.
Il peut le faire à tout moment.
Dès lors que le salarié vous a notifié son refus, vous disposez d’un délai de 3 mois au plus, pour ne plus lui adresser ces fiches de paie de manière dématérialisée.
Ce délai commence à courir au moment de la notification du salarié de son refus.
En pratique, les refus sont extrêmement rares.
En effet, le bulletin de paie dans un format électronique présente de nombreux avantages tant pour l’entreprise que pour les salariés.
4. Les 6 avantages du bulletin de paie électronique
- Vous gagnez en temps. Fini la mise sous pli fastidieuse ou la distribution physique des bulletins de paie. Avec la dématérialisation, en seulement 2 clics, tous vos salariés peuvent récupérer leur bulletin de paie sous forme électronique.
- Vous réduisez vos coûts. Vous n’avez plus à régler des frais de timbres ou d’impression. En pratique, produire une fiche de paie dématérialisée revient bien moins cher qu’un bulletin de paie papier.
- Vous gagnez en sérénité. Vous éliminez tout risque d’erreur lors de la transmission. Vous mettez fin aux demandes de duplicata de vos salariés.
- Vous améliorez votre image de marque en faisant preuve de modernité et de responsabilité sociétale.
- Vos salariés gagnent en autonomie. Ils peuvent consulter librement leurs fiches de paie à tout moment.
- L’espace sécurisé ouvert à vos salariés leur sera utile pour stocker d’autres documents qu’ils retrouveront facilement au moment opportun.
En conclusion : comment réussir la mise en place des bulletins de paie électronique ?
- La mise en place de la dématérialisation des bulletins de paie simplifie et optimise votre gestion sociale
- La solution technique retenue doit répondre aux exigences légales sur tous les points: ceux du Code du travail et ceux en lien avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)
- Vous devez respecter le processus d’information en amont : auprès de votre CSE le cas échéant et de vos salariés. Il importe de tenir compte du refus de certains.
Au sein de notre cabinet et pour nos clients, nous utilisons la solution de notre éditeur de paie SILAE.
Sa solution de coffre-fort électronique répond à toutes les exigences des certifications, à savoir :
- Certification NF 203 CCFN (Certification coffre-fort électronique),
- Certification AFAQ VP2 (Respect des exigences RGPD),
- Conformité NF Z42-025 (Conformité à la gestion des bulletins de paie électronique),
- Certification NF 461 SAE (Archivage électronique sécurisé et pérenne).
Sa mise en place est simple tant pour votre entreprise que pour vos salariés.
Pour leur permettre un accès dans le temps, et le cas échéant, après leur départ de votre entreprise, nous recommandons l’ouverture de leur compte avec une adresse mail personnelle.
Note : si d’un clic, vous pouvez transmettre à l’ensemble de vos salariés leurs bulletins de salaire, cela ne vous exonère pas de respecter le délai de délivrance de ce document qui est concomitant à celui du paiement du salaire.
À propos de l’auteur
Claude conseille les chefs d’entreprise sur les aspects juridiques et RH de leur gestion sociale. Il assure aussi leur défense devant les juridictions dans le cadre des litiges qui les opposent avec les salariés ou les administrations.
Chez Human Avocats, notre équipe d’avocats accompagnes les entreprises en proposant une démarche transverse des problématiques juridiques et opérationnelles des RH et de la paie.
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