Fin de contrat de travail – Quels sont les documents à remettre et leur contenu ?
La fin du contrat de travail de votre salarié approche ?
C’est le bon moment pour commencer à rassembler les éléments nécessaires pour préparer son solde de tout compte.
Il faut que tout soit prêt à la date de son départ.
Ainsi, son manager, votre assistant RH, ou vous-même, chef d’entreprise, pourrez lui remettre son dernier bulletin de paie et son chèque.
Vous pouvez aussi profiter de ce moment pour récupérer les matériels et documents encore en possession de votre collaborateur et qui appartiennent à votre entreprise.
Et c’est tout ?
Certainement pas ! Il y a aussi tous les autres documents obligatoires.
Vous les connaissez tous ?
Le certificat de travail bien sûr, l’attestation France Travail, évidemment, mais aussi le reçu pour solde de tout compte.
Vous y pensez aussi à celui-ci ?
Si vous deviez retenir 2 points essentiels sur tous ces documents, ce serait :
- Le moment de la remise est important et se situe à la fin de la relation contractuelle ;
- Leur contenu obéit à un certain formalisme et doit bien sûr tenir compte de la situation propre à votre collaborateur.
Ces 2 points sont à respecter de manière scrupuleuse pour éviter les problèmes.
Je vais bien entendu vous citer des décisions de justice pour illustrer mon propos.
Je vous partage aussi mon expérience d’avocat et surtout celle d’un DRH.
Voici une anecdote.
Je suis quasi sûr que, vous aussi, vous avez déjà vécu cette situation.
Vous savez, le salarié pour lequel on tarde à lui remettre son dernier chèque et ses documents de fin de contrat.
Notez bien cependant que vous devez tenir ces documents à la disposition du salarié sans obligation légale de lui expédier par courrier.
Il y a beaucoup de décisions de justice qui mentionnent que le solde de tout compte est quérable et non portable selon la formule usitée (Cass. soc., 26 mars 2014, nº 12-27.028).
Ce salarié qui part de l’entreprise dans le cadre d’un licenciement pour faute grave ou qui a démissionné, mais qui vous quitte quelque peu aigri de ne pas avoir évolué comme il le souhaitait.
Celui-ci, il lui en faut peu pour que cette situation de retard ne l’agace, au point de consulter un conseil pour l’aider à obtenir son dernier paiement et ses documents.
Ce dernier va se pencher sur le contenu des documents.
Une attestation France Travail mal renseignée, ou encore un certificat de travail incomplet viendront étayer des demandes complémentaires à celles liées au retard de paiement.
On monte encore d’un cran avec le conseil ?
Il va aussi examiner les modalités de la rupture du contrat. Il se peut qu’il oriente son client vers une procédure de contestation de celle-ci.
Une escalade qui peut vous conduire devant le Conseil de prud’hommes, liée au seul fait que les documents de fin de contrat ont tardé à être délivrés.
Un bon moyen de sécuriser cette partie de sa gestion sociale est de faire réaliser une analyse de solde de tout compte pour le cas où vous auriez un doute sur la conformité de la dernière paie de votre salarié et des documents associés.
Alors, si vous souhaitez sécuriser vos processus de départ, je ne peux que vous inviter à lire la suite de notre article.
Il donne, entre autres, toutes les explications sur le contenu et la date de délivrance de ces documents.
Et, si vous n’avez pas envie de tout lire, ou si vous souhaitez avoir une synthèse sous la main, on vous a mis en forme une infographie.
Bonus !
Vous pouvez même télécharger nos modèles !
J’ai tout dit, rentrons désormais dans le vif du sujet pour tout connaître de ces documents de fin de contrat que sont le certificat de travail, l’attestation France Travail et le reçu pour solde de tout compte.
1. Le certificat de travail
Le certificat de travail est un document important pour le salarié.
Il lui permet de justifier de ses expériences professionnelles et de ses droits auprès de son futur employeur ou de la caisse d’assurance chômage (article L.1234-19 du Code du travail).
a. Dans quels cas faut-il délivrer un certificat de travail ?
En tant qu’employeur, vous êtes tenu de délivrer un certificat de travail à votre salarié à l’expiration de son contrat de travail, quelle que soit la raison de la rupture (licenciement, démission, fin de CDD, départ à la retraite, rupture conventionnelle…).
Cette obligation s’applique même aux contrats de très courte durée, y compris ceux n’ayant duré que quelques heures.
b. Quel est le contenu obligatoire du certificat de travail (Article D.1234-6 du Code du travail)
- L’identité de l’employeur et du salarié
- La date d’entrée et de sortie du salarié
- La période d’essai doit être prise en compte.
- Pour les salariés étrangers, la date d’entrée dans l’entreprise doit figurer, et non celle du visa du contrat de travail.
- Le certificat doit mentionner la date de sortie, c’est-à-dire la fin du préavis (exécuté ou non) (Cass. soc., 14 janv. 1998, nº 95-41.262). Par exception, si le salarié ne fait pas son préavis sans dispense, la date de sortie peut être le dernier jour de travail effectif (Cass. soc., 14 oct. 1993, nº 92-42.378).
- En cas de rupture conventionnelle, la date de fin de contrat indiquée dans la convention doit figurer, et non celle de l’homologation (Cass. soc., 18 févr. 2015, nº 13-23.880).
- La nature de l’emploi occupé (Article D. 1234-6 du Code du travail)
- Les fonctions réellement exercées doivent être décrites, et non la catégorie professionnelle ou le classement hiérarchique (Cass. soc., 2 juin 2004, nº 02-41.024).
- Si le salarié a occupé plusieurs postes au sein de l’entreprise, ils doivent tous apparaître sur le certificat de travail avec la mention des périodes correspondantes.
- La mention du maintien des garanties santé et prévoyance (Article L.911-8 6° du Code de la Sécurité sociale)
- Cela signifie que le salarié peut conserver, à titre gratuit, la couverture complémentaire santé et les garanties prévoyance dont il bénéficiait chez son ancien employeur, pendant une certaine durée après la fin de son contrat de travail.
A noter : Cette mention n’aura pas à figurer si le salarié est licencié pour faute lourde qui est le seul cas de cessation du contrat de travail privatif de ce droit à portabilité.
(Article L.911-8 1° du Code de la Sécurité sociale)
En plus des mentions obligatoires, le certificat de travail peut également comporter d’autres informations, telles que la mention “libre de tout engagement”.
Cependant, vous ne pouvez pas imposer au salarié d’autres mentions que celles prévues par la loi (Cass. soc., 4 mars 1992, nº 88-41.014 P, à propos d’une clause de non-concurrence).
Conseil : la forme du certificat de travail est libre. Il est tout de même recommandé de l’établir sur papier à en-tête de l’entreprise.
c. À quel moment remettre ce certificat de travail ?
Vous devez remettre le certificat à votre salarié à l’expiration de son contrat de travail (article L.1234-19 du Code du travail), c’est-à-dire à la fin de son préavis, qu’il soit effectué ou non (article L.1234-4 du Code du travail).
d. Quelles sont les sanctions en cas de non-remise du certificat de travail ?
Si vous ne remettez pas le certificat de travail au salarié, ou avec du retard, vous pouvez être condamné à lui verser des dommages-intérêts.
Cependant, le salarié doit prouver qu’il a subi un préjudice à cause de l’absence ou du retard de remise du certificat.
Le montant des dommages-intérêts est fixé par les juges en fonction de l’importance du préjudice. Il n’y a pas de montant automatique (Cass. soc., 22 mars 2017, nº 16-12.930).
De plus, vous encourez une amende pouvant aller jusqu’à 3 700 € (Article R.1238-3 du Code du travail).
Cas particuliers
- Salarié décédé : les ayants droit du salarié décédé peuvent exiger la remise du certificat de travail.
- Titre emploi-service entreprise (TESE) : si en tant qu’employeur, vous avez recours au TESE, vous n’êtes pas tenu de délivrer un certificat de travail au salarié si ce dernier a reçu les éléments du titre qui lui sont destinés (Article L.1273-5 du Code du travail).
- Plusieurs employeurs successifs : seul le dernier employeur est tenu de certifier des services du salarié.
2. L’attestation France Travail
C’est le second document que vous devez remettre lorsque le contrat de travail d’un de vos salariés se termine et qui précédemment se nommait Attestation Pôle Emploi.
Celle-ci permet à ce dernier de faire valoir ses droits aux allocations d’assurance chômage (Article R. 1234-9 du Code du travail).
a. Dans quels cas faut-il la délivrer ?
Cette obligation s’applique à tous les contrats de travail, quelle que soit leur nature ou leur durée (CDI, CDD, intérim…) et à tous les cas de rupture (licenciement, démission, rupture conventionnelle…) (Cass. soc., 15 mars 2017, nº 15-21.232).
Seules les entreprises de travail temporaire (ETT) et les associations intermédiaires font exception à cette règle.
Elles peuvent ne pas remettre l’attestation France Travail au salarié, à condition que le contrat de travail mentionne le droit pour lui de l’obtenir sur demande (Articles R. 1234-11 et R. 1234-12 du Code du travail).
b. Quel est son contenu ?
Vous devez obligatoirement mentionner dans cette attestation les informations suivantes (Article R. 1234-10 du Code du travail) :
- La nature du contrat
- Le dernier emploi tenu
- Le temps de travail
- La date de début d’emploi et la date du dernier jour travaillé et payé
- Le motif de la rupture du contrat de travail
- Le montant des rémunérations
- Le montant des indemnités de rupture
Le modèle d’attestation est établi par l’UNÉDIC et peut être téléchargé sur le site de France Travail.
c. Comment procéder pour établir et remettre ce document à votre salarié ?
Depuis le 1ᵉʳ janvier 2022, la déclaration sociale nominative (DSN) vous simplifie la remise de l’attestation pour France Travail.
En effet, en signalant la fin du contrat de travail du salarié dans la DSN, cela déclenche automatiquement la génération d’une « attestation employeur rematérialisée » (AER) par France Travail.
Vous pouvez ensuite télécharger l’AER au format PDF et la remettre au salarié.
Si l’AER n’est pas générée automatiquement, vous pouvez la saisir directement sur le site de France Travail ou la transmettre par voie postale.
L’attestation pour France Travail doit être remise au salarié au moment de la fin de son contrat de travail.
Vous n’êtes pas tenu de délivrer un duplicata.
d. Quelles sont les sanctions en cas de non-remise de l’attestation ?
Si vous ne remettez pas cette attestation, ou encore si vous tardez à la remettre à votre salarié, vous pouvez être condamné à lui verser des dommages-intérêts.
Cependant, le salarié doit prouver qu’il a subi un préjudice à cause de l’absence ou du retard de remise de l’attestation.
Là encore, le montant des dommages-intérêts est fixé par les juges en fonction de l’importance du préjudice. Il n’y a pas de montant automatique (Cass. soc., 22 mars 2017, nº 16-12.930).
De plus, vous encourez une amende de 1 500 € (ou 3 000 € en cas de récidive) (Article R. 1238-7 du Code du travail ; Article 131-13 du Code pénal).
3. Le reçu pour solde de tout compte
Enfin, à la fin de la relation contractuelle, vous devez établir le reçu pour solde de tout compte (Cass. soc., 17 juin 1997, nº 94-42.719).
Celui-ci récapitule les sommes dues au salarié en raison de la rupture du contrat, telles que le salaire du mois en cours, les indemnités de rupture, les congés payés non pris… (Article L.1234-20 al.1 du Code du travail).
Le solde de tout compte est un document qui permet de clarifier les relations financières avec votre salarié à la fin de son contrat de travail.
Il est important que les deux parties soient attentives aux mentions figurant dans ce document et aux délais de contestation.
Le salaire du dernier mois est souvent proratisé. Ce calcul de la retenue correspondante, qui n’est pas simple, est parfois incompris des salariés.
Il s’agit alors d’appliquer la bonne méthode et de pouvoir l’expliquer. Cet article pourrait alors vous intéresser : 8 méthodes de calcul des absences en paie : laquelle est la bonne ?
a. Quel est son contenu ?
Vous devez obligatoirement faire figurer sur le solde de tout compte les informations suivantes.
- Le détail des sommes versées au salarié :
- Les indemnités de rupture,
- Le salaire afférent au mois en cours,
- Les indemnités compensatrices de congés payés,
- L’indemnité compensatrice de préavis,
- Le prorata d’éventuelles primes.
- La date et la signature du salarié.
À noter : Le solde de tout compte ne doit pas mentionner des réserves futures, telles que la possibilité de contester le licenciement.
b. Modalités de remise
Le solde de tout compte doit être établi en deux exemplaires (article D.1234-7 du Code du travail), dont un est remis au salarié à la fin du contrat de travail, c’est-à-dire à l’expiration du préavis.
Vous pouvez remettre le solde tout compte de votre salarié en main propre contre reçu ou l’envoyer par lettre recommandée avec accusé de réception (Cass. soc., 26 mars 2014, nº 12-27.028).
Le reçu pour solde de tout compte qui n’a pas été rédigé en double exemplaire (ou dont l’un n’a pas été remis au salarié) ne produit aucun effet (Cass. soc., 16 juill. 1997, nº 94-41.938).
c. Les effets du reçu pour solde de tout compte
Le reçu pour solde de tout compte, lorsqu’il est signé par le salarié, a un effet libératoire pour l’employeur.
Cela signifie que le salarié ne peut plus contester les sommes mentionnées dans le document, sauf s’il le dénonce dans les six mois suivant sa signature.
En tant qu’employeur, vous n’avez pas l’obligation d’informer le salarié sur l’effet libératoire de ce document.
d. La dénonciation du reçu pour solde de tout compte
Vos salariés ont la possibilité de dénoncer le reçu pour solde de tout compte dans un délai de six mois à compter de sa signature (article L. 1234-20 du Code du travail).
La dénonciation doit être faite par lettre recommandée avec accusé de réception.
Si le reçu pour solde de tout compte est dénoncé, il perd son effet libératoire et le salarié peut contester uniquement les sommes mentionnées dans le document.
En tant qu’employeur, vous n’avez pas l’obligation d’informer votre salarié du délai de dénonciation dont il dispose.
Cas particulier : le salarié refuse de signer
Si le salarié refuse de signer le reçu pour solde de tout compte, vous devez tout de même lui remettre le document.
Le salarié pourra alors, s’il le souhaite, contester les sommes mentionnées dans le document dans les délais de prescription applicables.
e. Quelles sont les sanctions en cas de non-remise du reçu pour solde de tout compte ?
Si vous ne remettez pas ce document au salarié, ou avec du retard, vous pouvez être condamné à lui verser des dommages-intérêts.
Le même principe s’applique que pour le certificat de travail et l’attestation France travail.
Le salarié doit prouver le préjudice lié au retard et à l’absence de remise de ce document et le montant des dommages-intérêts est fixé par les juges en fonction de l’importance de ce préjudice.
Conclusion
Le certificat de travail, l’attestation France Travail et le Reçu pour solde de tout compte sont les trois documents à remettre obligatoirement à la fin de la relation contractuelle.
Leur contenu est très encadré.
En cas de retard dans la délivrance de ces documents ou pire, en l’absence de remise, le salarié qui justifie de son préjudice peut obtenir des dommages et intérêts.
Mais l’entreprise s’expose aussi à des sanctions pénales et à d’autres problèmes que le salarié en partance n’aurait pas forcément soulevés seul.
Remettre les bons documents de fin de contrat, complets et dans les délais impartis, c’est donc avant tout prémunir son entreprise de litiges potentiels et permettre à vos salariés de réaliser sereinement leur transition professionnelle.
À propos de l’auteur
Claude conseille les chefs d’entreprise sur les aspects juridiques et RH de leur gestion sociale. Il assure aussi leur défense devant les juridictions dans le cadre des litiges qui les opposent avec les salariés ou les administrations.
Chez Human Avocats, notre équipe d’avocats accompagnes les entreprises en proposant une démarche transverse des problématiques juridiques et opérationnelles des RH et de la paie.
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