Mettre à jour votre règlement intérieur : ce que vous devez savoir en 2024
Chefs d’entreprise, vous devez mettre en place un règlement intérieur au sein de votre entreprise dès lors que vous dépassez le seuil de 50 salariés.
Vous avez également la possibilité de le rédiger dès la création de votre entreprise afin de mettre en place de nombreuses règles adaptées à votre structure.
En effet, le règlement intérieur est un outil rendu obligatoire par la loi, mais c’est aussi un outil RH et de management.
Rendre lisibles les règles que vous fixez dans votre entreprise est important dans le cadre de son développement.
Il s’agit traditionnellement d’un outil connu et lu par les salariés.
Sa mise à jour régulière est essentielle à son efficacité.
1. Pourquoi est-il impératif de mettre à jour votre règlement intérieur ?
Le règlement intérieur est un document clé pour la gestion de votre entreprise.
Il encadre les règles de fonctionnement interne, la discipline, l’hygiène et la sécurité au travail.
Votre entreprise peut être amenée à évoluer, de nouvelles règles juridiques entrent en vigueur. Le règlement intérieur doit suivre l’ensemble de ces évolutions.
Vous avez fait l’investissement de nouvelles machines ?
Vous avez agrandi vos locaux ?
Vous avez changé les modalités d’organisation du travail ? Mis en place du télétravail ?
Vous avez intégré des caméras dans vos locaux ?
Vos salariés respectent-ils en pratique votre règlement intérieur ? Est-il suffisamment clair ?
Autant de questions à se poser tout au long de l’évolution de votre entreprise et qui doivent conduire à le mettre à jour au fur et à mesure du développement de votre structure.
Par ailleurs, ces dernières années, l’inflation législative conduit les entreprises à devoir mettre à jour très régulièrement leur règlement intérieur afin de s’assurer d’être en conformité.
Mais alors votre règlement intérieur est-il à jour ?
2. Mise à jour de votre règlement intérieur : Sept étapes incontournables
Vous nous faites part régulièrement qu’apporter des modifications à votre règlement intérieur, c’est long et fastidieux… et du coup, vous le laissez en l’état.
En étant bien accompagné par un avocat en droit du travail et en suivant pas à pas les différentes étapes, votre règlement intérieur est mis à jour rapidement de manière efficace et sécurisée et ça sans prise de tête !
Vous y croyez ?
Première étape : identifier les besoins de votre entreprise
Chaque entreprise a ses spécificités et votre règlement intérieur doit en tenir compte.
Analysez vos besoins, qu’il s’agisse de nouvelles pratiques de travail, de l’introduction de nouvelles technologies, ou de nouveaux outils.
Par exemple, si votre entreprise adopte massivement le télétravail, il peut être pertinent de mettre à jour les règles relatives à l’utilisation des équipements informatiques, à la sécurité des données et à la gestion du temps de travail à distance.
Deuxième étape : identifier les nouvelles évolutions législatives
À chaque fois, questionnez-vous sur les éventuelles évolutions législatives qui viendront impacter le code du travail et le contenu de votre règlement intérieur.
Par exemple, la loi “Waserman” du 21 mars 2022 sur les lanceurs d’alerte, impose de nouvelles obligations aux entreprises, en particulier la mise en place de procédures internes de signalement qui doivent être intégrées dans le règlement intérieur.
Alors, quand vous mettez à jour votre règlement intérieur, profitez-en pour ajouter les clauses légales obligatoires.
Troisième étape : rédiger les nouvelles clauses et mettre à jour celles qui le nécessitent
Une fois ces deux premières étapes finalisées, la rédaction des nouvelles clauses doit être rigoureuse et précise.
Lors de cette phase, vous devez formuler les clauses de manière claire et compréhensible pour l’ensemble des salariés et de votre CSE que vous allez devoir consulter.
D’ailleurs, c’est l’objet de la prochaine étape.
Quatrième étape : consulter votre CSE
Avant de finaliser le règlement intérieur, pensez à consulter le Comité Social et Économique (CSE) si vous en disposez d’un.
Cette consultation permet de recueillir l’avis des représentants du personnel sur les modifications envisagées.
Le CSE peut également proposer des ajustements ou des ajouts.
Soyez attentif à leurs observations, et ce, tant sur le fond que sur la forme.
Ils sont sur le terrain et sauront vous dire si certains points méritent d’être éclaircis.
Cette étape est impérative et doit être respectée.
Cinquième étape : communication à l’inspection du travail
Une fois votre règlement modifié, il doit être transmis à l’inspection du travail en deux exemplaires, accompagné de l’avis de votre CSE.
L’inspection du travail peut formuler des observations ou demander des modifications si, selon son analyse, certaines clauses sont non conformes ou abusives.
Pour information, vous pouvez aussi solliciter spontanément l’inspecteur du travail pour qu’il contrôle la légalité et la conformité de votre règlement intérieur.
Ce dernier doit justifier sa décision et vous la notifier ainsi qu’aux membres du CSE dans un délai de deux mois à compter de la réception de votre demande.
Sixième étape : la transmission au Conseil de Prud’hommes
En parallèle, le règlement intérieur mis à jour doit être déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes compétent. (Pour vous aider à trouver votre Conseil de Prud’hommes compétent, consultez cet annuaire qui est mis à votre disposition.
Cette étape est également impérative et essentielle.
Il est important de conserver la preuve de votre transmission.
Septième étape : l’affichage et l’information des salariés
Une fois toutes ces formalités accomplies, informez vos salariés des modifications apportées au règlement intérieur.
Cette information doit être claire et accessible à tous.
Elle peut se faire par voie d’affichage sur les lieux de travail, par envoi par courrier électronique ou par remise en main propre.
L’important pour vous est de trouver le bon canal de diffusion qui vous assurera que les nouvelles règles soient bien portées à la connaissance de tous ceux qui vont devoir l’appliquer: les salariés bien sûr, mais aussi les stagiaires et les intérimaires.
Il convient de ne pas oublier les personnes extérieures à l’entreprise.
Pour aller plus loin dans cette démarche, vous pouvez organiser des réunions d’information pour expliquer les changements et répondre aux questions de vos salariés.
Une sensibilisation particulière est envisageable pour les managers chargés notamment de faire appliquer les règles relatives à la discipline et à la sécurité.
NB : Il est à noter que le nouveau règlement intérieur mis à jour doit indiquer la date à partir de laquelle il s’applique dans l’entreprise. Elle doit intervenir au moins un mois après l’accomplissement de l’ensemble des formalités de dépôt et de diffusion.
Ainsi, vous voyez, la mise à jour du règlement intérieur peut être réalisée en toute sérénité dès lors que vous avez bien anticipé l’ensemble des étapes !
Il convient désormais de s’interroger sur la rédaction de ce nouveau règlement intérieur.
Certaines clauses son obligatoires alors que d’autres sont interdites.
Et puis il y aussi celles qui doivent attirer votre attention au moment de leur rédaction.
3. Les clauses obligatoires du règlement intérieur
Nous vous le rappelions dans notre article « Règlement intérieur : le guide complet en 11 points pour les chefs d’entreprise » les clauses à insérer dans votre règlement intérieur.
Votre règlement intérieur est mis en place il y a déjà quelques années, vous avez naturellement respecté l’ensemble des dispositions légales à l’époque.
Dans le cadre d’une mise à jour de votre règlement intérieur, vous vous interrogez donc sur les nouvelles clauses rendues obligatoires par la loi ces dernières années ?
Voici le détail des évolutions à prendre en compte.
Les dispositions relatives aux harcèlements moral et sexuel et aux agissements sexistes
La lutte contre le harcèlement moral et sexuel, ainsi que contre les agissements sexistes, est renforcée depuis le 2 août 2021.
Votre règlement intérieur doit inclure des définitions précises de ces comportements, ainsi que les sanctions associées (article L.1321-2 2° du Code du travail).
Nous vous recommandons de prévoir des procédures claires pour le signalement de ces comportements, tout en garantissant la confidentialité des plaintes et la protection des victimes et des témoins.
La loi santé au travail qui est entrée en vigueur le 31 mars 2022 a également modifié les articles du Code du travail relatifs au harcèlement moral et sexuel.
Elle a étendu la définition du harcèlement sexuel aux propos et comportements à connotation sexiste qui, même s’ils ne sont pas répétés, ont été tenus par plusieurs personnes de manière concertée ou non.
Cette nouvelle rédaction doit être insérée dans les règlements intérieurs.
Les lanceurs d’alerte
La protection des lanceurs d’alerte est une obligation légale depuis la loi «Waserman » applicable au 1ᵉʳ septembre 2022.
Votre règlement intérieur doit donc inclure une clause spécifique qui a pour objet de:
- Rappeler l’existence du dispositif de protection des lanceurs d’alerte;
- Définir le statut du lanceur d’alerte;
- Définir les conditions de protection contre les représailles et les procédures internes de signalement.
Cette clause doit garantir que tout salarié qui signale un comportement illicite ou dangereux pour l’entreprise est protégé contre d’éventuelles sanctions, telles que le licenciement, la mise au placard ou la dégradation de ses conditions de travail.
4. Les clauses interdites dans un règlement intérieur
Ici rien de nouveau, certaines clauses sont strictement interdites et ne peuvent en aucun cas figurer dans votre règlement intérieur.
Il va s’agir, par exemple, de clauses qui porteraient atteinte à l’exercice du droit de grève : des sanctions disciplinaires pour un salarié pour avoir exercé son droit de grève, par exemple.
Cela peut aussi concerner toute disposition visant à restreindre la participation des salariés à une grève, comme l’obligation de signaler à l’avance leur intention de faire grève.
C’est aussi le cas des dispositions qui seraient contraires à vos accords collectifs d’entreprise ou à votre convention collective.
En effet, votre règlement intérieur ne doit jamais contredire ces accords.
Par exemple, si un accord de branche prévoit des conditions particulières pour le travail de nuit, votre règlement ne peut pas imposer des règles moins favorables aux salariés.
Attention donc, à consulter vos dispositions conventionnelles lors de la mise à jour de votre règlement intérieur, !
Certaines clauses ne sont pas interdites, mais doivent faire l’objet d’une analyse et d’une rédaction adaptées.
5. Les clauses qui méritent une attention particulière
Vous pouvez souhaiter mettre en place certaines clauses qui correspondent à un besoin au sein de votre entreprise qui, bien que légales, nécessitent une attention particulière lors de leur rédaction.
Un focus est ainsi fait sur certaines clauses régulièrement utilisées par les entreprises.
Le port obligatoire d’un uniforme
L’obligation pour les salariés de porter un uniforme peut être justifiée par des raisons de sécurité, d’image de marque…
Cependant, cette obligation doit être proportionnée et justifiée par les besoins de l’entreprise.
Il est essentiel de préciser dans le règlement intérieur les motifs de cette obligation et de s’assurer qu’elle ne porte pas atteinte aux libertés individuelles.
Le contrôle d’alcoolémie
Les tests d’alcoolémie peuvent être prévus dans le règlement intérieur, notamment pour les postes où la consommation d’alcool pourrait représenter un danger pour le salarié ou pour autrui (conducteurs de véhicules, opérateurs de machines, etc.).
Pour que le contrôle d’alcoolémie soit légalement applicable, il doit être prévu dans votre règlement intérieur, avec des précisions sur les conditions dans lesquelles il sera effectué.
Ainsi, les mesures de contrôle doivent être proportionnées au but recherché (sécurité) et non discriminatoires.
Il convient d’identifier les postes concernés (souvent les postes à risques : opérateurs de machines, chauffeurs, personnel sur chantiers, etc.), mais également la nature du contrôle envisagé (éthylotest, par exemple) et le matériel utilisé.
Ce dernier doit être fiable et homologué pour garantir l’objectivité des résultats.
Vous devez aussi définir les circonstances qui justifient le contrôle. Celui-ci ne peut pas être aléatoire ou systématique.
En général, les contrôles sont réalisés soit à l’entrée du site, soit en cas de soupçon raisonnable d’ébriété.
Enfin, la clause doit préciser les droits de vos salariés face à ce type de contrôle, notamment le droit de contester les résultats et de demander une contre-expertise.
Les restrictions à la liberté religieuse
La liberté religieuse est un droit fondamental, protégé par la loi. Toutefois, dans le cadre de l’entreprise, certaines restrictions peuvent être légitimes, à condition qu’elles soient justifiées par les nécessités du bon fonctionnement de l’entreprise ou par des impératifs de sécurité.
Par exemple, l’interdiction de porter certains symboles religieux peut être justifiée:
- Dans des environnements où la neutralité est exigée: comme dans le secteur public;
- Pour des raisons de sécurité : comme l’interdiction de porter des objets pendants dans un atelier dans lequel ils pourraient s’accrocher aux machines.
Si vous entendez mettre en place ces restrictions, votre règlement intérieur doit les expliquer clairement et veiller à ce qu’elles soient proportionnées et non discriminatoires.
La Vidéosurveillance
Si votre entreprise utilise des systèmes de vidéosurveillance, le règlement doit préciser les zones surveillées, les finalités du dispositif et les droits des salariés en matière de protection de la vie privée.
La fouille des affaires personnelles du salarié
La fouille des affaires personnelles de vos salariés peut être justifiée par des raisons de sécurité, mais elle doit être encadrée par le règlement intérieur pour éviter tout abus.
Le règlement doit préciser les conditions dans lesquelles ces fouilles peuvent avoir lieu et les garanties offertes aux salariés.
La discipline, l’échelle des sanctions
Il est rappelé que le règlement intérieur doit définir clairement l’échelle des sanctions applicables en cas de manquement aux règles.
Il est important de prévoir des sanctions proportionnées et adaptées à la gravité des fautes commises, allant de l’avertissement à la mise à pied disciplinaire, voire au licenciement pour faute grave.
Le règlement doit également détailler les éventuelles procédures à suivre avant toute sanction.
Conclusion
Il est impératif pour les entreprises de plus de 50 salariés de disposer d’un règlement intérieur.
Cependant, sa mise en place, dès la création de l’entreprise, reste une bonne idée pour accompagner la croissance de vos effectifs.
En effet, à un certain moment, les règles informelles vont montrer leurs limites.
C’est à ce moment-là que la formalisation de règles internes, notamment en matière de discipline, d’hygiène, et de sécurité va être bénéfique.
Ce document est donc non seulement une obligation légale, mais aussi, pour vous, un outil RH et de management.
Votre règlement intérieur doit suivre les évolutions de votre entreprise, que ce soit sur le plan des infrastructures (nouveaux équipements, expansion des locaux) ou des nouvelles pratiques comme le télétravail.
Les évolutions législatives, telle que la loi Waserman sur les lanceurs d’alerte de 2022, par exemple, sont à prendre en considération pour faire évoluer votre règlement intérieur et assurer sa conformité.
Mettre à jour votre règlement intérieur nécessite d’être bien organisé.
Pour cela vous devez respecter 7 étapes incontournables.
Elles sont les suivantes :
- Identifier les besoins de votre entreprise (ex. adoption du télétravail)
- Intégrer les nouvelles évolutions législatives (ex. protection des lanceurs d’alerte)
- Rédiger les nouvelles clauses de manière claire et adaptée
- Consulter votre CSE pour recueillir son avis
- Transmettre votre règlement à l’inspection du travail
- Communiquer votre document au Conseil de Prud’hommes
- Informer vos salariés, stagiaires, intérimaires, après la mise à jour par voie d’affichage ou de transmission individuelle
Dans le cadre de cette mise à jour, il est important que vous veilliez à ne pas insérer des clauses interdites ou inadaptées à votre entreprise.
Un règlement intérieur bien conçu est donc un outil au service de votre management et de la bonne organisation de votre entreprise.
À propos de l’auteur
Solène PARDON
Solène aborde chaque problématique liée à la gestion du personnel dans toutes ses dimensions (RH, Juridique, Paie) pour apporter des conseils efficaces et pertinents aux dirigeants de TPE et de PME. Elle assure également leur défense en cas de contentieux devant les Conseils de prud'hommes et les Tribunaux Judiciaires.
Chez Human Avocats, notre équipe d’avocats accompagne les entreprises en proposant une démarche transverse des problématiques juridiques et opérationnelles des RH et de la paie.
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